Các bước lập hồ sơ đề nghị cấp sổ
1. Đã nhập đầy đủ thông tin ở các cột, nhưng chương trình vẫn cảnh báo (màu vàng) chưa nhập đủ thông tin.
Phiên bản 2.0 được cải tiến nhằm đến việc quản lí thông tin chặt chẽ và chính xác hơn, giảm thiểu các sai sót hồ sơ cấp thẻ BHYT. Theo đó, khi lập hồ sơ, phần mềm sẽ kiểm tra các trường thông tin sau:
- Họ và tên QN: Họ và tên quân nhân
- Đ.T: Đối tượng quân nhân (sỹ quan, hạ sỹ quan binh sỹ hay CNVQP…)
- Q.L: Diện quản lý, CB (cán bộ), QL (quân lực)
- C.B: Cấp bậc
- QH: Quan hệ của thân nhân với quân nhân
- Họ và tên TN: Họ và tên thân nhân
- Giới: Giới tính của thân nhân
- N.S: Năm sinh của thân nhân
- Tỉnh: Tên tỉnh nơi đăng ký hộ khẩu thường trú của thân nhân
- Huyện: Tên huyện nơi đăng ký hộ khẩu thường trú của thân nhân
- Xã: Tên xã nơi đăng ký hộ khẩu thường trú của thân nhân
- T: Mã tỉnh của cơ sở khám chữa bệnh ban đầu
- BV: Mã cơ sở y tế nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu cho thân nhân
Các trường thông tin trên bắt buộc phải có khi yêu cầu cấp thẻ BHYT. Các trường thông tin khác phần mềm không kiểm tra. Nếu thiếu một trong các trường thông tin trên, người sử dụng không thể chuyển sang hồ sơ khác để làm việc.
Trường hợp đã nhập đầy đủ thông tin ở các cột, chỉ còn cột Mã thẻ cũ chưa nhập, vẫn có thể di chuyển con trỏ soạn thảo qua các hồ sơ khác, nhưng chương trình cảnh báo màu vàng, đây là do hồ sơ thiếu mã đơn vị cấp 2 (cột QK), mã đơn vị cấp 3 (cột SU).
Để cập nhật mã đơn vị cấp 2 (cột QK), tiến hành như sau:
Bước 1: Thực hiện chức năng “Cài Đơn vị” để kiểm tra lại mã đơn vị, nếu chưa đúng thì thực hiện cài đặt lại (xem chi tiết tại trang 8, mục “Cài đặt đơn vị” trong tệp trợ giúp của chương trình).
Bước 2: Thực hiện chức năng “Ghi ra File” (hình 1). Sau khi chọn thư mục để lưu file và nhập tên file, nhấn chuột trái vào nút “Dong y”. Chương trình thông báo số hồ sơ ghi ra (không cần quan tâm đến thông báo này) nhấn chuột trái vào nút “OK”.
Hình 1: Thực hiện chức năng ghi ra file
Như vậy mã đơn vị cấp 2 đã được tự động cập nhật, sửa đổi mã đơn vị cấp 3, cấp 4 (cột TR), cấp 5 (cột TD) đã được giới thiệu trong Tờ tin số 2: Di chuyển con trỏ soạn thảo về dòng hồ sơ cần đổi mã, nhấn tổ hợp phím Ctr+D để hiển thị màn hình cho phép sửa đổi mã đơn vị, nhấn phím ESC để trở về giao diện chính.
2. Khi gửi dữ liệu cần có 2 file xxx.DBF và xxx.FPT, vậy file xxx.FPT ở đâu?
Sau khi thực hiện chức năng “Ghi ra File” (hình 1), 2 file xxx.DBF và xxx.FPT (xxx là tên file đã đặt) cùng được lưu trong thư mục đã chọn.
Ví dụ như trong hình 1, lưu file với tên thutrongổ đĩa D:,mởổ đĩa D sẽ thấy 2 file thu.DBF và thu.FPT (hình 2)
Hình 2: Mở thư mục đó lưu file ghi ra
3.Thay đổi tiêu đề của Danh sách đề nghị cấp phát thẻ
- Nhiều đơn vị đã xin mã số kiểm tra để thay đổi tiêu đề, như vậy là không cần thiết, mã số kiểm tra chỉ cần khi thay đổi hệ thống danh mục (danh mục xã, huyện, tỉnh) đã được nêu trong Tờ tin số 2.
- Để thay đổi tiêu đề của Danh sách tiến hành như sau:
Bước 1: Thực hiện chức năng “Tùy chọn” giao diện như hình 3.
Bước 2: Nhấn chuột trái vào nút “Sửa đổi”, tiến hành thay đổi các thông tin (nơi gửi, nơi đơn vị đóng quân), vị trí các thông tin tương ứng trong Danh sách đề nghị như trên hình 4.
Bước 3: Nhấn chuột trái vào nút “Đồng ý” để hoàn tất. Và cuối cùng nhấn chuột trái vào nút “Thoát”để kết thúc việc thay đổi thông tin trong tiêu đề của Danh sách.
Bước 4: Thực hiện chức năng “Xem và In” hoặc chức năng “Xem, In TT” để xem kết quả thay đổi.
Hình 3: Thực hiện chức năng Tùy chọn
Hình 4: Vị trí các thông tin trong tiêu đề của Danh sách đề nghị
4. Thực hiện chức năng “Xem và In”, chương trình thông báo: Đóng các file Excel đang mở rồi chạy lại chức năng, mặc dù không mở file Excel nào.
Thực tế là chương trình Excel đang chạy ngầm trong hệ thống, để thoát hoàn toàn chương trình Excel, thực hiện như sau:
Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Alt + Delete, hoặc tiến hành nhấn chuột phải vào Taskbar. Sau đó nhấn chuột trái chọn Task Manager, như hình 5.
Hình 5: Chạy chương trình Task Manager
Bước 2: Giao diện chương trình Task Manager như hình 6.Nhấn chuột trái 1 lần vào mục “Processes”, sau đó tìm và chọn tiến trình “Excel” bằng cách nhấn chuột tráI vào dòng có tên “Excel”,sau cùng thực hiện chức năng “End Process”.
Bước 3: Chương trình sẽ đưa ra cảnh báo, nhấn chuột trái vào nút “Yes” để xác nhận. Và cuối cùng thực hiện lại chức năng “Xem và In”.
Hình 6: Giao diện chương trình Task Manager
Ngoài ra có thể chọn giải pháp khởi động lại máy tính hoặc không chạy chức năng này nữa mà thay vào đó chọn chức năng “Xem, In TT” (tuy nhiên chức năng này không tạo ra file Excel trong thư mục XLS).
5. Lợi ích của việc gia hạn hồ sơ cấp thẻ BHYT
Nhiều ý kiến cho rằng việc phải nhập mã thẻ cũ để gia hạn hồ sơ cấp thẻ BHYT sẽ gây khó khăn khi thực hiện và là không cần thiết.
Theo Khoản 4, Điều 7, Thông tư số 09/2009/TTLT-BYT-BTC ngày 14-8-2009 của Liên bộ Y tế - Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật BHYT: Người tham gia BHYT liên tục từ đủ 36 tháng trở lên được quỹ BHYT thanh toán 50% chi phí thuốc điều trị ung thư, thuốc chống thải ghép ngoài danh mục quy định của Bộ Y tế nhưng được phép lưu hành tại Việt Nam theo chỉ định của cơ sở khám, chữa bệnh. Vì vậy, gia hạn hồ sơ cấp thẻ BHYT để bảo đảm quyền lợi của người tham gia BHYT. Mặt khác, chỉ có mã của thẻ BHYT mới bảo đảm hệ thống phần mềm tự động xác định chính xác đối tượng. Các thông tin khác như: họ tên, tháng sinh, năm sinh, nơi thường trú sẽ không đủ cơ sở để hệ thống phần mềm tự động xác định đối tượng. Xác định đối tượng bằng các thông tin này, phải thực hiện thủ công, mất nhiều thời gian, gây khó khăn cho việc thẩm định hồ sơ.
6. Nhiều đơn vị gửi danh sách đề nghị cấp thẻ BHYT nhưng chưa kiểm duyệt cơ sở khám, chữa bệnh ban đầu.
Trong phiên bản mới, danh sách cơ sở khám, chữa bệnh ban đầu đã đựoc cập nhật nên khác với danh sách trong phiên bản cũ (mã của một số cơ sở khám chữa bệnh đã thay đổi, hoặc một số cơ sở trong phiên bản cũ được phép đăng ký nhưng trong phiên bản mới lại không được phép đăng ký và ngược lại) nên khi cập nhật dữ liệu từ phiên bản cũ sang phiên bản mới phải kiểm duyệt cơ sở khám chữa bệnh.
Nhiều đơn vị đã cập nhật dữ liệu từ phiên bản phần mềm cũ sang phiên bản mới mà không kiểm duyệt lại cơ sở khám, chữa bệnh ban đầu, đã ảnh hưởng đến thời gian cấp thẻ tại BHXH Bộ Quốc phòng. Để kiểm duyệt cơ sở khám, chữa bệnh ban đầu trên phần mềm sau khi cập nhật dữ liệu từ phiên bản cũ sang, ta thực hiện như sau:
Bước 1: Đặt con trỏ soạn thảo vào cột " BV";
Bước 2: Dùng các phím mũi tên lên, xuống trên bàn phím để di chuyển con trỏ soạn thảo dọc theo cột "BV"; khi di chuyển đến hồ sơ có cơ sở khám, chữa bệnh không đúng, phần mềm tự động hiển thị danh sách các cơ sở khám, chữa bệnh được phép đăng ký; chọn một cơ sở khám, chữa bệnh trong danh sách;
Bước 3: Lặp lại bước 2 cho đến hết danh sách.
Trên đây là 6 vấn đề điển hình và các giải pháp đưa ra, đề nghị các đơn vị lưu ý trong quá trình sử dụng. Khi gặp phải những vấn đề trên, các đơn vị không lúng túng và có thể tự khắc phục được ngay, giúp nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng Phần mềm quản lý hồ sơ cấp thẻ BHYT phiên bản 2.0, đảm bảo công tác cấp phát thẻ BHYT được thuận lợi, kịp thời và chính xác./.